O gerenciamento de stakeholders é o processo de manter boas relações com as pessoas que têm maior impacto em seu trabalho. A comunicação com cada um da maneira correta pode desempenhar um papel vital para mantê-los “a bordo”.
Este artigo do nosso site é sobre como se comunicar efetivamente com os Stakeholders. Mas primeiro você precisa saber quem são essas pessoas! Portanto, recomendamos que você comece lendo nosso artigo, Análise das Partes Interessadas . Ele explica como identificar as principais partes interessadas, e como avaliar seu poder, influência e interesse no negócio. Quando tiver feito isso, continue lendo.
Desenvolvendo sua estratégia de Gerenciamento de Stakeholders
Vale a pena lembrar o velho ditado: “Nenhum homem é uma ilha”. Por quê? Porque quase todos os projetos em que você trabalha envolvem outras pessoas. E, provavelmente, você dependerá de alguns deles para apoio crucial, investimento e recursos. A maneira como você administra suas partes interessadas depende disso:
- Do tamanho e complexidade de seu projeto. Você poderia avaliar isto comparando-o a projetos passados, examinando os marcos do projeto, pela quantidade de recursos necessários ou pelo tempo alocado a ele, por exemplo.
- A quantidade de ajuda que você precisa para alcançar os resultados desejados. Isto poderia incluir patrocínio, aconselhamento e contribuição de especialistas, recursos físicos, revisões de material para aumentar a qualidade, e assim por diante.
- O tempo que você tem disponível para se comunicar. Você precisa considerar como administrar o tempo que você espera gastar em comunicação, particularmente se seu projeto exigir muita contribuição das partes interessadas. Muitas vezes é melhor alocar mais tempo para se comunicar com as partes interessadas, em vez de tentar “sobreviver” sem toda a ajuda ou contribuição que você precisa.
Comunicação com as partes interessadas
Você pode começar a elaborar um plano de comunicação com suas partes interessadas depois de mapeá-las em uma rede de energia/juros, como nosso exemplo interativo aqui . Lembre-se, o objetivo de sua comunicação com as partes interessadas é ganhar e manter o apoio delas para seu projeto. Use os cinco passos a seguir para fazê-lo:
1. Resumir a situação de cada parte interessada
Dentro de uma planilha de Comunicação, preencha a coluna Nome dos Stakeholders usando os nomes das principais partes interessadas que você identificou em sua grade de energia/interesse. Adicione o nível de influência de cada interessado e a área de interesse em sua tarefa ou projeto.
2. Decida o que você quer de cada Stakeholder
Olhe para sua lista de partes interessadas e pense no nível de apoio que você quer de cada uma: é Alto, Médio ou Baixo? Digite este valor na coluna Suporte desejado em sua folha de trabalho.
E, que papel você gostaria que cada um desempenhasse em seu projeto (se houver)? Você precisará de suporte técnico em tempo integral, por exemplo, ou apenas um conselho “ad hoc”?
Tente ser o mais detalhado possível sobre o que você deseja de suas partes interessadas. Se há ações específicas que você precisa que sejam tomadas para fazer avançar o projeto, escreva-as na coluna Ações desejadas de sua planilha. E certifique-se de que possa explicar por que estas ações são tão importantes!
3. Identifique sua mensagem-chave para cada Stakeholder
Em seguida, pense no que você precisa dizer para persuadir suas partes interessadas a apoiá-lo e a se engajar em seu projeto. O que há nele para eles? Destaque os benefícios que seu projeto trará para a organização ou para os indivíduos envolvidos e concentre-se nos principais fatores de desempenho, como o aumento da lucratividade ou a realização de melhorias reais.
Anote suas mensagens-chave na coluna Mensagens necessárias de sua folha de trabalho.
4. Identifique sua Abordagem de Comunicação com os Stakeholders
Como você administrará a comunicação e a contribuição de seus participantes?
Concentre-se primeiro nos stakeholders mais importantes e depois nos menos cruciais (consulte sua rede de energia/interesse, se necessário). Elaborar um plano que se comunique com eles da maneira mais simples e eficiente possível, com a quantidade certa de informações apropriadas.
Considere com que frequência cada interessado vai querer receber atualizações, e de que forma. Eles prefeririam receber e-mails ou reuniões presenciais, ou atualizações visuais, como gráficos de Gantt , por exemplo. Lembre-se, seu objetivo é manter suas partes interessadas engajadas e apoiadoras, portanto tome cuidado para não sobrecarregá-las ou desperdiçar seu tempo!
Além disso, pense em como você pode conquistar ou neutralizar a oposição dos céticos. Onde você precisar do apoio ativo deles, pense em como aumentar o nível de interesse deles. Por exemplo, você poderia mostrar-lhes um protótipo de seu novo produto ou serviço, ou persuadir outra parte interessada influente a apresentar o projeto a eles?
5. Implemente seu Plano de Gestão de Stakeholders
Uma vez que você tenha preparado seu plano, você pode começar a implementá-lo!
Procure fazer do gerenciamento de stakeholders uma parte integrante de seu gerenciamento de projeto, em vez de tratá-lo como uma tarefa paralela. Como em todos os planos, será mais fácil implementá-lo se você dividi-lo em uma série de pequenas etapas realizáveis que você aciona uma a uma.
E lembre-se, os projetos estão muitas vezes sujeitos a mudanças à medida que vão avançando. Isto significa que as necessidades de suas partes interessadas também podem mudar. Portanto, revise seu plano regularmente para ter certeza de que você continua a se comunicar com as partes interessadas mais influentes, da maneira mais eficaz, durante a duração de seu projeto. Agora que você sabe mais sobre gerenciamento de stakeholders, deixe seu comentário!
